Uw VvE professioneel besturen: zo werkt goede bestuursondersteuning

Professionele bestuursondersteuning wordt in steeds meer VvE’s de norm. Bestuurslid zijn van een VvE is een verantwoordelijke rol die veel vraagt van vrijwilligers. In dit artikel leest u wat bestuurlijke taken precies inhouden, waar het mis gaat zonder professionele hulp en hoe goede bestuursondersteuning eruitziet.

Waarom VvE-bestuurders meer nodig hebben dan alleen goede bedoelingen

In de hofstad, met zijn mix van statige buurten, moderne nieuwbouw en historische panden, zijn er duizenden VvE-bestuurders die elk jaar opnieuw hun best doen voor hun complex. Vaak vrijwillig, vaak zonder specifieke kennis van wetgeving of financiën en vaak met te weinig ondersteuning. Dat is begrijpelijk, maar risicovol. In de praktijk zien we in Den Haag regelmatig dat bestuurders na een paar jaar opgebrand zijn of simpelweg stoppen omdat het te veel wordt. Dat is zonde, want continuïteit in het bestuur is een van de pijlers van een goed beheerd complex. VT2000 biedt professionele bestuursondersteuning als kern van het VvE beheer Den Haag.

Wat u eigenlijk van een VvE-bestuurder mag verwachten

Een VvE-bestuurder is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken in het complex. Hij of zij zorgt dat rekeningen worden betaald, vergaderingen worden georganiseerd, onderhoud tijdig wordt uitgevoerd en bewoners correct worden geïnformeerd. Klinkt behapbaar, totdat u beseft dat dit alles bovenop een gewone baan en een privéleven moet worden gedaan. En dat er ook nog juridische kennis voor nodig is, financieel inzicht, communicatieve vaardigheden en soms ook een dikke huid. Professionele bestuursondersteuning lost dat probleem op door de uitvoering over te nemen en het bestuur te laten focussen op de beslissingen die er echt toe doen.

Wetgeving die een bestuurder moet kennen

Een VvE-bestuurder opereert binnen een juridisch kader dat steviger is dan veel mensen denken. Het Burgerlijk Wetboek, de modelreglementen voor splitsing, gemeentelijke verordeningen voor monumenten en het eigen splitsingsreglement zijn allemaal bronnen die relevant kunnen zijn bij dagelijkse beslissingen. En de wet verandert. Zo zijn VvE’s al jaren verplicht om een reservefonds aan te houden en een MJOP op te stellen, maar in de praktijk voldoen lang niet alle complexen aan die eis. Een bestuurder die die wetgeving niet kent, handelt onbewust in strijd met de regels. Een professionele beheerder houdt die kennis actueel.

Ontzorging: wat betekent dat concreet

Het woord ontzorgen wordt in de VvE-sector veel gebruikt, maar wat betekent het nou echt? Voor een bestuurder in Den Haag betekent ontzorging dat u niet meer zelf achter offertes aan hoeft te bellen, geen urenlange vergaderingen meer hoeft voor te bereiden en niet meer wakker hoeft te liggen van een bewoner die weigert zijn servicekosten te betalen. Een goede beheerder neemt die taken over en zorgt dat het bestuur alleen nog hoeft te beslissen, niet meer uit te voeren. Ontzorging gaat niet over het wegnemen van alle verantwoordelijkheid, het gaat over het wegnemen van de last van uitvoering.

Sfeerbeheer als onderschat onderdeel van bestuur

Den Haag ademt geschiedenis. Wie door de Archipelbuurt loopt, langs de grachtenpanden van het Statenkwartier fietst of omhoog kijkt naar de statige gevels in Bezuidenhout, ziet een stad die zijn architectonische erfgoed koestert. Maar achter die mooie gevels schuilt een complexe beheer werkelijkheid. Onderhoud aan monumenten vereist kennis van historische bouwmaterialen, begrip van de regels rondom rijks- en gemeentemonumenten en toegang tot aannemers die het vakmanschap beheersen om aan klassieke architectuur te werken. Wilt u zien hoe dat in de praktijk werkt? Kijk dan op de website van VT2000.

Bestuurlijke taken die snel te veel worden

Welke taken vallen er allemaal onder het bestuur van een VvE? De lijst is langer dan de meeste mensen bij aanvang denken. Vergaderingen voorbereiden en voorzitten, notulen controleren en verspreiden, offertes aanvragen en beoordelen, contracten afsluiten en bewaken, klachten van bewoners afhandelen, betalingsachterstanden aanpakken, verzekeringen herzien en het MJOP actualiseren. Zonder professionele ondersteuning rust dat allemaal op de schouders van vrijwilligers die er eigenlijk geen tijd voor hebben. Met goede bestuursondersteuning wordt die last eerlijk verdeeld en professioneel afgehandeld.

Wanneer is het tijd om professionele hulp in te schakelen

Niet elke VvE heeft direct een fulltime beheerder nodig. Maar er zijn signalen die aangeven dat het tijd is om professionele bestuursondersteuning serieus te overwegen. Bestuurders die dreigen op te stappen. Een achterstand in het reservefonds die niemand meer begrijpt. Vergaderingen die steeds meer op een woordenstrijd lijken. Onderhoud dat telkens wordt uitgesteld omdat niemand de regie neemt. In al die gevallen is een professionele beheerder geen kostenpost maar een oplossing. Voor VvE’s in Den Haag die zich herkennen in dat beeld, is het de moeite waard om eens te verkennen wat professionele bestuursondersteuning concreet voor hen kan betekenen.